طرق خفض التكاليف هي أهم الاستراتيجيات التي تحتاج غليها الشركات على مستوى العالم؛ ذلك بسبب الأزمات الاقتصادية العالمية، فتجد أن شركات كبرى مثل سويفل تعلن عن نيتها في تسريح حوالي 32% من نسبة العمالة لديها، ولكن ترى هل تلك هي الاستراتيجية الوحيدة لخفض التكاليف؟ بالتأكيد لا، لذا نحن معكم لنقدم لك أفضل تلك الطرق، فا بقى معنا.
جدول المحتويات
ما هى أهمية خفض التكاليف في الشركات؟
معيار النجاح كارائد أعمال ليس مجرد تحقيق نسبة مبيعات ضخمة، أو تقديم منتج يرضي عملائك وحسب، لأنك قد تحقق ذلك وتصل في النهاية عدم تحقيق أي أرباح تذكر.
ذلك ببساطة لأنك قد أوليت أهتمامك للجودة وتحقيق نسبة المبيعات، وتغافلت عن دور حساب التكلفة وكيف يمكنك تخفيض التكلفة، مع الحفاظ على مستوى الجودة.
هنا تكمن أهمية خفض التكاليف في الشركات، في جعل هناك توافق بين الجودة وخفض التكلفة من خلال خطة مترابطة وواضحة.
استراتيجيات وطرق خفض التكاليف
الاستراتيجيات الواضحة التي توضح طرق خفض التكاليف أسس وخطوات يمكنك الاستعانة بها، ومن ضمنها الاستراتيجيات التالية:
-
الاستعانة بمصادر خارجية لأداء واجبات محددة
من أكثر الشرائح تكلفة في العملية الإنتاجية هي قسم الموظفين والعاملين، لكونه يحتاج لمكان مخصص للعمل وأجهزة وأدوات، هذا بخلاف الرواتب والتأمينات والحوافز المكافآت والدورات التدريبية للموظفين.
كل تلك التكلفة في البداية أنت بحاجة فعليه لتوفيرها وتقليصها، ويمكنك في تلك الحالة بالتوجه إلى الجهات المختصة بتقديم تلك الخدمات لك عن بعد، سواء كانت تلك الجهات منظمات متخصصة أو شركات.
-
الاستثمار في مسؤول حسابات
يمكنك أت تعمل على خفض التكاليف في شريحة التوظيف، لكن يفضل أن تستثني المحاسب من ذلك الإجراء.
لأنك حينما تستثمر في محاسب لديك سيكلفك في البداية، ولكن بعد ذلك سيخفض من قيمة إجمالي التكاليف، لأنه سيقوم بالعديد من المهام في نفس الوقت، مثل تخليص الضرائب، عمل الميزانية العامة للمشروع ومتابعتها بشكل دوري، ويساعدك شخصياً في خفض تكلفة العملية الإنتاجية من الخطوة الأولى لعملك.
اقرأ المزيد عن: أفكار تسويقية مبدعة للشركات
-
خفض تكلفة المساحات المكتبية
تخفيض تكلفة المساحات المكتبية من أبرز النقاط التي ستوفر لك في البداية، فإلحاق الموظفين الأساسين مع العمال أو الأفراد المسؤولين عن الإنتاج، أمر سيوفر لك استئجار مكاتب وتجهيزها للموظفين، لذا يمكنك إلحاق المكاتب بنفس مكان لي الإنتاج في البداية.
بالإضافة إلى أنه يمكنك عمل وحدات مكتبية لمساحات صغيرة، تضم عدد مهول في مكان واحد بشكل هندسي رائع يضمن سلامة سير العمل وبلمسة جمالية في الوقت ذاته.
-
الاستئجار بدلاً من الشراء
تعتبر تكلفة شراء المصانع والمعدات الخاصة بالعميلة الإنتاجية من أكثر الأمور المكلفة، لذلك سأقدم لك خيارين متميزين سيخفض لك أكثر من نصف التكلفة.
الخيار الأول: أن تقم باستئجار مصنع بالكامل به بكافة المعدات والأدوات التي تحتجاها للإنتاج في بداية مشروعك.
الخيار الثاني: في حالة توافر المكان لديك، يمكنك القيام باستئجار المعدات و الأدوات المكلمة للعملية الإنتاجية لديك.
-
استخدام مَرافق صديقة للبيئة
ومن أبرز طرق خفض التكلفة هي أن تقوم باستخدام مرافق صديقة للبيئة، على سبيل المثال:
- استخدام اللوائح والأجهزة الرقمية والاعتماد عليها في التعاملات والدراسات بدلا من استخدام الخامات الورقية عليها.
- استخدام المصابيح الكهربائية الموفرة، بدلاً من استخدام المصابيح ذات الاستهلاك المرتفع للكهرباء.
-
التحول إلى الاتصالات الرقمية
من طرق خفض التكاليف في الشركات الصغيرة والمتوسطة أن تقوم الشركات، بتوفير عملية الاتصالات من خلال الاتصال بالجوال والهاتف المكتبي وخلافة.
واستبدالهم جميعاً بتوافر الوصول بالإنترنت واستخدام البرامج الحديثة، على سبيل المثال: التليجرام و زووم.
اقرأ المزيد عن: أنواع المخاطر الشاملة وكيفية ادارتها
-
البحث عن حلول تسويق بديلة
اللجوء إلى أفكار التسويقية التقليدية هى أحدى طرق خفض التكلفة، لكون طرق التسويق الحديثة تحتاج لميزانية ضخمة، تصل أحيانا إلى الآلاف الريالات.
ويمكنك استبدالها بالتسويق الرقمي عبر مواقع التواصل الاجتماعي، أو التسويق بالمحتوى عن طريق كتابة المقالات التسويقية ونشرها في أحدى المواقع الشهيرة، أو ربما عمل موقع خاص بشركتك ونشر مقالاتك التسويقية وطرح بعض المقالات التي تهم عملائك الحاليين أوالمستهدفين التي تجذبهم إلى ما تقدمه لهم، وتجعلهم من العملاء الدائمين لك في المستقبل.
-
السيطرة على قسط التأمين
التأمين أمر ليس ثانوي أو ترفيهي يمكنك الاستغناء عنه، بل هو أمر ضروري وحيوي في عملية إدارة المخاطر تحديداً، ولكن يمكن الاشتراك في الشركات الأقل قيمة أقساط شهرية، علاوة إلى ذلك عليك إتباع أقصى درجات الحماية وتطبيق قواعد السلامة والصحة المهنية.
-
تخفيض تكلفة الديون
تتسبب تكلفة الديون والأقساط المستحقة من اكثر الأسباب التي تسبب لك العجز في توفير طرق خفض التكاليف، وتلك تكلفة الديون تسحب نسبة كبيرة من الأرباح بطريقة تسبب لك ضعف في العائد او حتى الخسارة على الرغْم زيادة معدل الأرباح.
لذلك يمكنك استبدال الاقتراض طويل الأجل باستخدام تمويل الفواتير لسداد احتياجاتك الأساسية فقط.
لتتمكن من سداد قيمتها المستحقة في وقت قصير.
طرق خفض التكاليف الحديثة
كما يوجد العديد من الطرق المستحدثة يمكن أن توفر لك الكثير من طرق خفض التكلفة، والتي منها:
-
توظيف المستقلين
توظيف المستقلين ليس فقط في كموظفين مستقلين للعمل لديك، بل يمكنك أيضاً إيجاد مستثمرين وممولين ومقدمي خدمات من جميع الجنسيات، التي ستوفر لك الخبرات الحقيقة في مجالك وبأقل التكاليف الممكنة.
فمن بداية تصميم المشروع ودراسة الجدوي التنفيذية له، وغيرها الكثير من الخدمات المتاحة التي حقاً ستدهشك وتوفر لك الكثير من الوقت والجهد والمال.
اقرأ المزيد عن: ادارة الازمات في المؤسسات
-
تقليل التكاليف التشغيلية
لا داعي أن تنفق الكثير من الأموال في التكلفة التشغيلية وشراء الأجهزة الفخمة والأثاث الراقي.
فالأهم من ذلك هو توفير بيئة عمل صحية ومناسبة للعمل، وفقاً لما تتمكن من توفيره للموظفين الضروري تواجدهم في مقر العمل، أما الباقي فيمكن جعله يعمل عن بعد.
-
الاعتماد على نظام العمل المرن
يقصد بنظام العمل المرن، هو أن يتم تبادل ساعات العمل مع الموظفين لاستخدام نفس الأدوات بشكل تبادلي، هذا في حالة إتاحة العمل بدون أدوات مثل الأجهزة اللوحية والحاسب الآلي وخلافه
فهناك بعض المهام اليومية الموظفين لا يشترط فيها استخدام الأدوات فيمكن استبدال ساعات الاستخدام بينهم، أو عمل دوام عمل مختلف الكل فريق عمل إن لم يكن العمل مرتبط بتواجد جميع عناصر الفريق معاً.
-
استخدام المنتجات الرقمية كحل لتنفيذ بعض المهام
تعد المنتجات الرقمية من قوالب للتصميم ومستندات رقمية وبرامج تحليلية، من أهم طرق خفض التكاليف فيمكنك شراء قالب وورد بريس بدلاً من توظيف مبرمج خاص لموقعك الإلكتروني، بالتالي قم بتوفير راتب المبرمج بالكامل.
-
أتمتة المهام المختلفة في العمل
طرق خفض التكلفة التي تقوم بها الكثير من المنظمات هو أن تدمج الموظف الواحد في أكثر من وظيفة أن توفر من له الخبرة الكافية للقيام بمهمتين في نفس الوقت.
فمثلا ً وظيفة مبرمج المواقع والمصمم وموظف قياس تجربة المستخدم، في العادة أن لكل قسم في تلك وظيفة مختص على حِدَةٍ، لك في كثير الأحيان يمكن لموظف واحد القيام بتلك الوظيفة، ومن الأفضل والأوفر أيضاً أن يقوم بأداء وظيفته عن بعد.
-
استخدام استراتيجيات تسويقية مبدعة وغير مكلفة
هناك العديد من الإبداعات التسويقية التي يمكنك استخدامها في المبتكرة والمستحدثة للترويج لمشروعك، والتواصل مع عملائك ودراسة المنافسين لك عن قرب.
كل ذلك يمكنك القيام به من خلال أبتكار أحد تلك الاستراتيجيات التسويقية، فمثلاً استخدام أخر الأحداث التي يتمم تداولها على شبكة الأنترنت واستخدام أفكار تسويقية وترويجية لمنتجك.
كيف تضع خطة تقليل التكاليف المناسبة لشركتك الناشئة؟
لكي تتمكن من تحقيق أفضل الاستراتيجيات وطرق خفض التكلفة، يمكنك أتباع الخطوات الأتي ذكرها:
-
تحليل أداء الشركة في الوقت الحالي
التحليل المستمر لأداء التكاليف داخل الشركة بشكل دوري لتتمكن من معرفة التكاليف الفعلية لك بشكل دقيق، ومقارنتها في النهاية مع أرقام المبيعات والأرباح، لتتحقق في النهاية من الوصول لمعدل الأرباح المستهدف لك من البداية.
تحديد أنسب الآليات والاستراتيجيات لتخفيض التكاليف
هناك بعض التقارير التي يجب تقديمها بشكل دوري، والتي منها على سبيل المثال:
- تجهيز التقارير المالية الدورية للميزانية التدفق النقدي وغير ذلك.
- تقديم التقارير التسويقية والتي يتم من خلالها استعراض الأنشطة التسويقية وتكاليف عائد الاستثمار منها.
- الحرص على دراسة ومراجعة تقارير المبيعات الخاصة بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها لعملائك، سواء كانت الأكثر مبيعاً أو الأقل مبيعاً.
-
اختيار الاستراتيجيات التي تتوافق مع هذه الآليات
أن أهم طرق خفض التكلفة أن تحدد أنت الاستراتيجية والخطة الواضحة لتخفيض التكاليف وفقاً لرؤيتك الخاصة التي ستكون مرجعيتها بكل تأكيد خبرتك المهنية والعلمية.
بالإضافة إلى دراسة احتياجات الفعلية من التكاليف والموارد التي تحتاج إليها، ووضع خطة محكمة للتوفير المنتج أو الخدمة التي تقدمها لعملائك بنفس الجودة والخامات التي عهودها منك، أو على الأقل تطمح في تقديمها له.
ويمكن إيجاد أحد المستقلين للعمل مع في وضع تلك الخطة، حيث ستجد العديد منهم متوفر لديه الخبرة والمهارة الكافية ليقدم لك تلك الدراسة بشكل أكاديمي ومدروس.
-
تتبع الأداء باستمرار
لا تعتقد أنه عليك القيام مرة واحدة بتحديد طرق خفض التكلفة وعمل دراسة واحدة مفصلة لهم، وتقم بتنفيذها لباقي حياتك.
ولكن عليك القيام بها تحديثها وتطوريها بشكل مستمر، وذلك لمعرفة الخطط التي بالفعل نجحت في تنفيذها وساهمت في خفض التكاليف بالفعل.
خفض التكاليف يجب أن لا يكون على حساب الجودة و السلامة!
يمكن خفض التكاليف و رفع مستوى الجودة و السلامة بتتغير #طرق_التفكير— م.محمد البوزيد-مستشار و مؤلف 🇸🇦Mohammad Albuzaid (@mohammadbuzaid) September 20, 2022
كذلك لتحديث الأهداف المطلوبة والأرقام الأسعار الحالية المتاحة في السوق، والتي هي تخضع للتغيير المستمر.
خاصة إذا كانت شركتك من الشركات الناشئة فستظل في البداية تواجه الكثير من الصعوبات لتتمكن حقاً من التوازن بين طرق خفض التكلفة وتقديم منتج أو خدمة تكن راضي عنها.
أمثلة على استراتيجية خفض التكاليف في الشركات
وهناك أيضاً بعض الأمثلة التي تيسر عليك طرق خفض التكاليف، سأطرحها عليك الآن، وهي:
-
المخزون
قم بتحديد المنتجات التي لا تجد قبول لدى عملائك، ولا تحقق نسبة مبيعات، لكي تقوم بعد ذلك بحذفها وتوفير التكلفة والخسائر التي تتكبدها من ورائها، بالإضافة للمكان الذي تشغله في المخازن، ولتسهيل المهمة عليك يمكنك استخدام برامج إدارة المخزون
-
تبديل الموردين
حاول تبديل الموردين والبحث عن موردين لديهم الخامات التي تحتاج إليها في العملية الإنتاجية، وإن لم تجد موردين لديهم سلع أقل سأدلك على تلك الخدعة التي ستوفر عليك الكثير.
قم بإبلاغ الموردين أنك تعاقدت بالفعل مع موردين لديهم السعر الأقل، وأنهم قدموا إليك عروض بفترة سداد أطول، ففي تلك اللحظة سيحاول الموردين الحاليين لك تقديم عروض لك لتنحيك عن قرار ترك الموردين الجدد والعودة إليهم مرة أخرى.
-
التخطيط
قبل أن تبدأ في عمل تخطيط جيد واختيار طرق خفض التكاليف المناسبة لك ولمشروعك، عليك دراسة الأهداف والأبحاث والتحليلات عنها.
ثم قم بعد ذلك بوضع خططك الاستراتيجية لخفض التكاليف وفقاً لأهدافك طويلة أو قصيرة المدى، حتى تتمكن من وضوح الرؤية الإنتاجية والتكلفة لك على المدى البعد والقريب.
-
تعيين وتسريح الموظفين
تعيين الموظفين في الشركة يتسببون في تكبد المزيد من التكاليف والنفقات، من خلال عملية التدريب للموظفين الجدد، ومن خلال الحقوق والرواتب وأماكن العمل وخلافه.
لذلك قم بتحديد هيكلة الموظفين الحالين، ومعرفة من فيهم بحاجة إلى إعادة تدريب أو لا تحتاج إلى وجوده في العمل، وتأكد قبل اتخاذ قرار الفصل أنك بالفعل تستطيع تكملة العمل بدونه.
أما في حالة احتياجك لأحد عناصر الفريق قم بدراسة تكلفة التدريب أولاً، وما مدى أمكانية تعينه عن بعد.
-
خفض تكاليف الخدمات اللوجستية والشحن
عندما تقوم بحساب التكاليف المتعلقة بالموردين، عليك حساب الخدمات اللوجستية مصاريف الشحن، لتحدد إن كانت التكلفة الإجمالية مناسبة إليك أم هناك عروض أفضل في التكاليف الإجمالية.
-
مساعدة الفريق
لن تجد خبير أفضل من الموظفين المشاركين معك في مسيرة عملك وكفاحك، فتأكد أن مشاركتك معهم والبحث عن سبل و طرق خفض التكاليف ستأتي لك بالكثير من الحلول العملية التي لم تخطر لك ببال، هذا بخلاف روح التعاون التي ستجدها منهم.
وفي نهاية المقال تأكد أن طرق خفض التكاليف، من أكثر الخطط الاستراتيجية التي ستحقق لك المزيد من الأرباح في فترة زمنية قصيرة، نظراً لكونها ستوفر عليك الكثير من الخسائر والإمكانات المهدرة.
اضغط على الصورة اعلاه